Firma Electrónica y Factura Electrónica

La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o que están asociados a un documento electrónico y cuyas funciones básicas son:

• Identificar al firmante de manera inequívoca

• Asegurar la integridad del documento firmado. Asegura que el documento firmado es exactamente el mismo que el original y que no ha sufrido alteración o manipulación

• Asegurar el no repudio del documento firmado. Los datos que utiliza el firmante para realizar la firma son únicos y exclusivos y, por tanto, posteriormente, no puede decir que no ha firmado el documento

La base legal de la Firma electrónica está recogida en la Ley 59/2003 de Firma Electrónica y se desarrolla en más profundidad en la sección Base legal de las Firmas. La sección también explora, bajo qué circunstancias la ley equipara la firma electrónica a la firma manuscrita, añade notas respecto a la normativa europea y hace distintas referencias legales a firmas con sellos de tiempo y avanzadas.

El Certificado Electrónico, base de la firma electrónica

Para firmar un documento es necesario disponer de un certificado digital o de un DNI electrónico.

El certificado electrónico o el DNI electrónico contiene unas claves criptográficas que son los elementos necesarios para firmar. Los certificados electrónicos tienen el objetivo de identificar inequívocamente a su poseedor y son emitidos por Proveedores de Servicios de Certificación.

Puedes saber más sobre certificados en la sección Certificados Electrónicos.

El Proceso Básico de Firma Electrónica

El proceso básico que se sigue para la firma electrónica es el siguiente:

• El usuario dispone de un documento electrónico (una hoja de cálculo, un pdf, una imagen, incluso un formulario en una página web) y de un certificado que le pertenece y le identifica.
• La aplicación o dispositivo digital utilizados para la firma realiza un resumen del documento. El resumen de un documento de gran tamaño puede llegar a ser tan solo de unas líneas. Este resumen es único y cualquier modificación del documento implica también una modificación del resumen.
• La aplicación utiliza la clave privada para codificar el resumen.
• La aplicación crea otro documento electrónico que contiene ese resumen codificado. Este nuevo documento es la firma electrónica.

El resultado de todo este proceso es un documento electrónico obtenido a partir del documento original y de las claves del firmante. La firma electrónica, por tanto, es el mismo documento electrónico resultante.

¿Qué utilidad tiene la firma electrónica?

Aporta tres características en la comunicación por Internet: identificación del firmante, integridad de los datos y no repudio.

Pero a parte de eso, las aplicaciones prácticas de la misma son muchas y variadas.

En general están orientadas a realizar operaciones por Internet que en la vida cotidiana requieren de una firma para validarlas.

Algunos ejemplos de operaciones que se pueden realizar actualmente haciendo uso de la firma digital son:

• Realización de la Declaración de la Renta a través de Internet.
• Solicitudes en los registros electrónicos administrativos
• Petición de la vida laboral.
• Recepción de notificaciones electrónicas.
• Firma de correos electrónicos.
• Firma de facturas electrónicas.

¿Cómo puedo verificar un documento firmado?

Si recibimos un documento firmado nos interesa validar la firma, es decir, comprobar que los datos firmados se corresponden con los originales, que el certificado con el que se ha firmado es válido y que la estructura del fichero es correcta.

¿Como sabemos si una firma es válida? Podemos comprobar la validez de la firma de un documento, ver quien es el firmante y el documento firmado en VALIDe.

Factura Electrónica.

¿Qué es la factura electrónica ? 

 

Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.

Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.

Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.

Normativa legal

Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular,  están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas.

En él se regulan aspectos como:

• Obligación de expedir factura.
• Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
• Expedición por terceros.
• Contenido de la factura.
• Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
• Especificidades de la factura electrónica.
• Plazos.
• Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
• Regímenes especiales.
• Conservación.  

Tipos de facturas electrónicas

Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.

Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.

Facturas en formato estructurado: Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

Facturas en formato no estructurado: Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

Ventajas de la factura electrónica

Beneficios específicos de la factura electrónica son:

• acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro;
• reducir errores humanos;
• eliminar costes de impresión y envío postal;
• facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas;
• reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento;
• mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente
• facilitar la lucha contra el fraude
• subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión
• y, esto es lo más importante, contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.

Desventajas de la Factura Electronica

• Virus:Como el internet es un campo de bastante amplitud en cuanto a dimensiones y proporción, hay muchas probabilidades de adquirir un virus en el ordenador, causando daños en el software de la facturación electrónica.
• Robo: Si la facturación se ve afectada por caso de robo y no se realizaron los debidos respaldos de la información, entonces una vez más hay pérdida de contenido.
• Las actualizaciones son costosas: Comúnmente un software puede pedir actualización al menos unas dos veces por año y son de altos costos.
• Daño a los elementos de la PC: Cuando se habla de daño a los elementos de la PC nos referimos a que, si tu disco duro tiene una avería puedes perder toda la información de toda la facturación electrónica. Por lo tanto, te recomendamos que tengas un disco externo para que este problema.
•  Un solo usuario: En su mayoría, los softwares no permiten que haya más de un usuario a la vez, lo que quiere decir que hay límites en cuanto a la emisión de las facturas.